Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Как оформить официальное письмо от рорганизации

К оформлению исходящей корреспонденции предъявляются особые требования. Это обусловлено тем, что она носит информационно-справочный характер. Это позволит соблюсти четкую структуру документа и сохранить требуемый стиль делового общения, а также правильно расположить реквизиты делового письма. Обязательным соблюдение указанного ГОСТа является только для федеральных органов исполнительной власти. Шапка документа может располагаться как продольно, так и иметь угловое расположение здесь обычно располагают реквизиты бланка письма, телефоны и адреса организаций. Образец письма с угловым расположением реквизитов является наиболее распространенным вариантом в современном делопроизводстве.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Деловое письмо: правила оформления и порядок работы

С написанием деловых писем приходится сталкиваться специалистам многих профессий. Для HR-менеджеров и рекрутеров умение писать деловые письма особенно важно, ведь это часть их основных обязанностей. Деловые письма все разные и очень важно понимать, в какой ситуации следует использовать тот или иной шаблон.

К тому же оформление делового письма на русском отличается от такого же на английском и нужно уметь правильно составлять его на обоих языках. Деловые письма используются организациями для коммерческих целей.

Например, деловая сделка, жалоба, предупреждение, уведомление, приглашение, декларация, информация, извинения и другие корпоративные вопросы. В деловом письме используется официальный язык и определенный формат. Не только профессиональные письма организации являются деловыми. Физическое лицо тоже может написать деловое письмо, например, сопроводительное письмо, заявление или другие официальные документы. Большинству специалистов в той или иной области приходится писать деловые письма.

Кто-то делает это каждый день, а кто-то всего несколько раз за всю карьеру. Главная цель делового письма — информация. В таких письмах не допускаются неформальные обороты и выражения с неоднозначным смыслом.

Научиться писать деловые письма не сложно, достаточно один раз запомнить структуру и основные правила. Однако, не стоит забывать о том, что с развитием технологий и переходом на email правила немного меняются. Поэтому важно знать, как писать деловые письма по электронной почте и на бумаге. В большинстве случаев для деловых писем сейчас используется электронная почта, но иногда приходится иметь дело и с бумажными письмами. Чтобы быть уверенным в том, как оформлять каждый из вариантов, рассмотрим подробнее, чем они отличаются.

В электронном письме редко используется классическая шапка, где указываются имена, должности и иногда даже контакты адресата и адресанта. Для email характерна меньшая официальность.

Тип послания чаще всего указывается прямо в теме. Но это не значит, что деловое письмо, полученное не на бумаге, а в электронном варианте имеет меньшее значение. На официальных бумажных письмах желательна подпись автора, в электронных достаточно указание ФИО и должности в конце. Как ни крути, электронные письма более функциональные и быстрые. Можно уже через несколько минут получить ответ и решить проблему. К тому же в них есть возможность отправить дополнительные файлы без лишних сложностей.

Именно поэтому бумажные письма отошли на второй план и используются все реже. Не существует единой классификации деловых писем. Их очень много и для каждой сферы деятельности регулярно будут использоваться разные типы. Например, рекрутеры чаще всего пишут ответ на резюме, а сотрудник банка — запросы. Конечно, помимо этих типов, существуют еще десятки разновидностей деловых писем. Они предназначены для решения разных задач, но имеют похожую структуру и официальный тон.

Первое, с чего стоит начать, если вы хотите научиться писать письма в деловом стиле — изучение структуры. Поскольку она типична для большинства документов, это значительно облегчает дальнейшую работу над письмом.

Начать писать деловое письмо следует с вводной части, которая включает в себя информацию об адресате и отправителе, тип письма, приветствие и лид-абзац. Из вводной части должно быть понятно к кому и зачем вы обращаетесь. В основной части необходимо более подробно описать ситуацию, с которой вы обращаетесь или на которую отвечаете.

Например, привести аргументы, сообщить о решении вопроса или о том, что вы делаете для его решения. Помните, что каждое предложение должно быть логически связано с предыдущим.

Если это простой запрос или заявление, не стоит слишком подробно расписывать ситуацию. Укажите только самое важное и ограничьтесь тремя — четырьмя предложениями. В конце делового письма вы подводите итог своего письма в виде выводов или предложений по решению проблем, прощаетесь, указываете свое имя и должность.

Допускается использование постскриптума, но только если это обоснованно. Написание деловых писем на английском не самая легкая задача, особенно для тех, кто изучал английский, как иностранный. Мы на простых примерах разберемся, как правильно писать деловые письма на английском. При написании делового письма на английском очень важно излагать информацию в нужном стиле. Необходимо всегда оставаться предельно вежливым и деликатным. Иногда лучше показаться немного консервативным, чем невежливым.

Также важно формулировать предложения коротко и четко. Структура делового письма на английском такая же, как и в русском, отличаются в основном только формат адреса и речевые обороты.

В зависимости от типа делового письма, следует использовать соответствующие фразы. Вот несколько примеров. Деловые письма должны быть короткими и точными, если это возможно, стоит ограничиться одной страницей. Адресаты, особенно если это деловые люди, не любят читать длинные письма и часто откладывают их на потом.

Поэтому если вы хотите, чтобы ваше письмо как можно скорее прочитали, стоит писать лаконично. Всегда старайтесь сосредоточиться на потребностях читателя и постарайтесь взглянуть на вещи с его точки зрения. Поставьте себя на его место и представьте, как бы вы отреагировали на такое письмо. Каждый может сделать это, так как все мы все являемся клиентами какого-либо бизнеса. Стиль написания и содержание деловых писем должны быть официальными и оперировать фактами.

Чувствам и эмоциям не место в деловых письмах. Сердечный, дружелюбный подход — это хорошо. Просто сделайте его более официальным, но избегайте и чрезмерно формальных терминов. Используйте простые слова и фразы, старайтесь придерживаться прямого порядка слов в предложении.

Убедитесь, что письмо сформулировано логично: сначала определяется главная мысль, потом она раскрывается, а затем следует вытекающее из этих фактов заключение. Деловые письма всегда должны быть своевременными и точными. Учитывая то, что в большинстве случаев мы говорим о бизнесе, несвоевременность может иметь финансовые последствия. Несколько раз проверьте все факты, которые вы указываете в письме. Если вы ошибетесь в цифрах или датах — это может нанести ущерб и негативно отразится на репутации компании.

Если вы отправляете документы, то ваше основное письмо будет использоваться как сопроводительное. Кратко и понятно дайте небольшие инструкции о вложенных файлах, чтобы адресат сразу понимал про что идет речь. Некоторые типичные для деловой переписки слова и фразы сильно усложняют текст и его восприятие.

Постарайтесь не делать письмо слишком громоздким. Чем проще и понятнее оно будет, тем лучше. Может показаться, что правильно составить деловое письмо все-таки сложно.

Но на самом деле вам достаточно сделать несколько шаблонов, по одному для каждого типа письма, которые вы используете. Такие шаблоны сильно сэкономят время и позволяют не путаться в оформлении. Деловые письма представляют вашу компанию. С их помощью вы общаетесь с клиентами, поставщиками, акционерами, сотрудниками.

Формат официальных писем является частью бренда компании, поэтому стоит относиться к их оформлению и написанию со всей серьезностью. Отлично оформленное, лаконичное и понятное официальное письмо способно привлечь новых клиентов, убедить инвесторов и повысить лояльность сотрудников.

Hurma блог HR-советы Как написать деловое письмо Как написать деловое письмо. Елена Леонова Редактор Hurma Blog. В этой статье мы расскажем, как правильно писать деловое письмо на русском и английском языках. Что такое деловое письмо Деловые письма используются организациями для коммерческих целей.

Вот несколько примеров пар отправителей и получателей: бизнес — бизнес бизнес — клиент соискатель — компания бизнес — государственная организация работодатель — работник сотрудник — сотрудник Большинству специалистов в той или иной области приходится писать деловые письма.

Особенности деловых писем: Подчеркнутая официальность Адресность — наличие отправителя и получателя Стандартная деловая речь Тематическая ограниченность Нейтральный тон изложения Точность, исключающая недопонимание фактов Лаконичность Научиться писать деловые письма не сложно, достаточно один раз запомнить структуру и основные правила.

Различия между электронным и обычным письмом В большинстве случаев для деловых писем сейчас используется электронная почта, но иногда приходится иметь дело и с бумажными письмами. Классификация деловых писем Не существует единой классификации деловых писем.

Абсолютно все типы деловых писем можно поделить на два функциональных типа: Требующие ответа — вопрос, просьба, обращение, предложение. Не требующие ответа — приглашение, напоминание, предупреждение.

Основные типы деловых писем: Подтверждение. Этот тип писем иначе известен, как письмо-квитанция и значит не более, чем просто подтверждение. Такое письмо является юридическим документом и доказательством чего-либо, например, оплаты покупки. Письма с извинениями написаны для того, чтобы извиниться за то, что произошло в прошлом и какие меры принимаются для решения этой проблемы. По сути, эти письма о чем-то негативном, но с позитивным тоном. Автор принимает на себя ответственность и показывает важность проблемы, чтобы получатель не чувствовал себя проигнорированным.

Такие письма обычно являются ответом на жалобу. Эти письма отправляются, если кто-то остался недоволен чьими-то услугами или даже поведением. Правильно оформленная жалоба должна обязательно рассматриваться и приводить к решению проблемы.

Как написать деловое письмо

Предпринимателю приходится вести активную переписку как с официальными лицами например, представителями гос. Навык письменного общения нарабатывается достаточно быстро, однако на первых порах можно наделать много ошибок и произвести не самое приятное впечатление на своих адресатов. В этой статье мы поговорим об особенностях написания как обычных деловых писем на бумажном носителе , так и электронных посланий. Обязательно используйте фирменный бланк своей компании. Вид бланков, нормы их заполнения и элементы оформления должны быть закреплены в приказе по организации или инструкции по делопроизводству.

Активировать демодоступ. Деловая корреспонденция - это способ взаимодействия различных структур, от эффективности которого зависит многое: экономическое благополучие фирмы, ее репутация, развитие стабильных партнерских отношений, а также налаживание контакта с вышестоящими организациями, поэтому неудивительно, что в сфере деловых отношений существуют достаточно строгие правила составления документов и ведения деловой переписки. В современном мире сложно представить компанию, изолированную от внешней среды.

Делопроизводство и архивное дело. Если письмо направляется руководителю государственного органа , то наименование организации включается в должность, Ф. Если письмо адресуется руководителю коммерческой организации , то в должность включается наименование организации с указанием организационно-правовой формы в полном или сокращенном виде , инициалы пишутся перед фамилией:. Если письмо адресуется заместителю руководителя , в наименование должности включается название организации.

Оформление реквизита «Адресат»

Письмо является кратким документом, несущим в себе информацию коммерческого характера и затрагивающим один или несколько вопросов. С помощью делового письма можно не только вести переписку с партнерами, но и создать имидж компании. Написание делового письма является связующим звеном как между отделами компании, так и между учреждениями, юридическими и физическими лицами. Такие письма являются важными документами, а в ходе разбирательства экономического спора в арбитражном суде могут стать доказательственной базой, свидетельствующей о тех или иных договоренностях между сторонами. Деловое письмо является официальным обращением, но оно не исключает дополнительного устного обращения по одному и тому же вопросу. Деловое письмо подразумевает письменный ответ от контрагента, что является важным для компании документом например: официальное соглашение обо всех условиях сделки. Деловое письмо должно содержать в себе четкую структуру.

Как оформить официальное письмо от организации

Официальное письмо — это форма делового послания, которое имеет статус документа. Оно может применяться для отправки каких-то сообщений между организациями или индивидуальными предпринимателями и частными лицами. Открыть и скачать онлайн. Кроме того, официальные письма зачастую формируются на специальных фирменных бланках — это придает им солидности и лишний раз подчеркивает их официальных статус. В частности, в бланках всегда должно быть:.

Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма.

Не зная, как пишется деловое письмо, составить его правильно достаточно сложно. Для написания грамотного документа необходимо знать целый спектр требований, правил и деловых обычаев. Деловое письмо — это способ общения и передачи информации, направленной на сохранение, прекращение, возобновления и образования отношений с партнерами, сотрудниками и контрагентами поставщики, покупатели.

Как написать официальное письмо

С написанием деловых писем приходится сталкиваться специалистам многих профессий. Для HR-менеджеров и рекрутеров умение писать деловые письма особенно важно, ведь это часть их основных обязанностей. Деловые письма все разные и очень важно понимать, в какой ситуации следует использовать тот или иной шаблон. К тому же оформление делового письма на русском отличается от такого же на английском и нужно уметь правильно составлять его на обоих языках.

.

Как правильно писать и оформлять деловые письма

.

Написать деловое письмо: все ли так сложно? в правом верхнем углу указываются название организации, должность адресата и его.

.

Как оформить официальное письмо от организации?

.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Лекция 1.2. Правила подготовки делового письма
Комментариев: 4
  1. Христина

    Или, что то я не правильно понимаю?

  2. Сильвия

    Подскажите пожалуйста как, наоборот, вернуть свои деньги с лопнувшего банка, сумма до 200т.

  3. fogkobubbging

    Да купите вы для микрофона антишумин какой нибудь

  4. merlicam

    Ментов бывших не бывает даже в шкуре адвоката.

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018-2020 Юридическая консультация.